Eventi ECM e tempistiche: quando l’organizzazione è tutto (o quasi)

Vuoi organizzare il tuo congresso ECM ma non sai da dove iniziare e le tempistiche ti spaventano? Niente paura, ti diamo noi qualche dritta! 

Partiamo da una verità indiscutibile: il tempo nell’organizzazione è fondamentale! È altrettanto vero che esistono gli imprevisti, ma seguire una ‘tabella di marcia’ permette di arginarli quanto più possibile!

La strategia migliore è quella di concentrarsi e gestire le singole fasi della pianificazione del congresso ECM, così da non lasciarsi mai cogliere impreparati. 

Evento ECM: l’organizzazione step by step

La prima fase ha inizio almeno 4/5 mesi prima dell’evento, quando quest’ultimo riguarda fino a 100 partecipanti. Se invece si tratta di un evento a carattere nazionale, con centinaia di partecipanti, le tempistiche si allungano e la fase preparatoria sarebbe consigliabile che inizi almeno 6 mesi prima.

Ma in cosa consiste questo primo step? Nel momento in cui riceviamo la commissione da parte del cliente interessato ad organizzare un congresso ECM sponsorizzato, le aziende sponsor, per attivare la relativa richiesta di sponsorizzazione, necessitano di almeno un arco temporale che va dai 90 ai 100 giorni prima dell’evento.

Entro almeno 100 giorni dalla data di inizio, dobbiamo avere un programma formativo da proporre alle aziende, così da capire se siano interessate o meno ai contenuti scientifici trattati al congresso. Questo significa che, in qualità di segreteria organizzativa, dobbiamo ricevere l’incarico circa 120 giorni prima. 

Nel momento in cui abbiamo la conferma delle aziende sponsor partecipanti (azienda farmaceutica, di apparecchiature elettromedicali, imprese produttrici di latte per l’infanzia) e definito il programma, per ultimare l’organizzazione dell’evento ECM serve contattare partner e fornitori, dando loro conferma almeno un mese prima dell’inizio del congresso.

“Keep Calm” e niente paura dell’imprevisto!

Insomma, seguire un vademecum per organizzare un congresso ECM in maniera quanto più precisa e dettagliata è sicuramente necessario per il corretto svolgimento dell’evento ma, come abbiamo già detto, l’imprevisto è dietro l’angolo! Perciò Keep Calm: tutto sta nel saperlo gestire e affrontare, uscendone vittoriosi!